La gestion administrative en phase de préparation de chantier de BTP

Qu’est-ce que la gestion administrative d’un chantier ?

Cette phase regroupe l’ensemble des tâches administratives à accomplir lors de la préparation du chantier, de la conduite du chantier et de sa réception. Avant de détailler les différentes étapes de la gestion administrative d’un chantier, rappelons quels sont les acteurs principaux d’un chantier et leur rôle.

L’entreprise principale

L’entreprise principale est celle qui réalise les travaux.

Elle a donc pour responsabilités :

• de prévenir et d’identifier les risques ;
• de faire respecter la réglementation : Code civil, Code du travail, Code de la santé publique, Code de l’environnement… ;
• d’établir un Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé (PPSPS) ;
• de s’assurer que le personnel détient les formations, habilitations et autorisations de conduite nécessaires ;
• de mettre à disposition du personnel les équipements de protection (collectifs et individuels) ;
• de livrer le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE).

Le Maître d’ouvrage (MOA)

C’est lui qui commande les travaux sur un chantier et qui est le responsable principal de l’ouvrage qui est construit.

Il est chargé :

• de prévenir des risques et de faire respecter les principes généraux de prévention (PGP) ;
• de faciliter les conditions d’accès au chantier ;
• de choisir un coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé (SPS) ;
• de veiller à la bonne application la réglementation.

Le Maître d’œuvre (MOE)

Il est missionné par le MOA pour apporter une réponse architecturale, technique et économique à l’ouvrage. Il coordonne la bonne exécution des travaux et travaille avec le coordonnateur sécurité et protection de la santé.

Son rôle est :

• de contrôler les travaux ;
• de gérer l’organisation du chantier ;
• de prendre en compte et de faire appliquer les PGP ;
• de faire appliquer la réglementation ;
• de contrôler les qualifications et assurances des entreprises.

Le Coordonnateur Sécurité et Protection de la Santé (CSPS)

Son rôle est de prévenir les risques sur le chantier.

Nous abordons plus en profondeur la thématique de la sécurité dans notre article sur la sécurité et la prévention des risques sur les chantiers.

Quelles sont les différentes étapes de la gestion administrative de chantier ?

La gestion administrative joue un rôle important tout au long de la vie du chantier afin d’assurer la bonne réalisation des travaux. En effet, respecter la réglementation, les coûts et les différentes procédures permet d’éviter des désagréments : malfaçons, litiges…

Les tâches administratives de chantier peuvent être découpées en 3 parties : celles nécessaires à la préparation du chantier, à sa conduite puis à sa réception.

La gestion administrative lors de la préparation du chantier

Lors de la préparation du chantier, le maître d’ouvrage ainsi que l’ensemble des principaux acteurs vont prendre des mesures et établir des documents qui serviront à la bonne réalisation du projet de construction : règlement de chantier, pièces consitutives du marché, analyse prévisionnelle des travaux…

Selon l’article 28 du Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG), le délai de la préparation du chantier est de deux mois pour les marchés publics. Ce délai peut-être prolongé par ordre de service ou bien réduit. Dans le cas de la réduction du délai, la modification devra figurer dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP). Dans le cas des marchés privés, il n’y a pas de délai fixé. Cependant, la norme Afnor NF P03-001 préconise une durée minimale de trois mois.

Le règlement de chantier

Le règlement de chantier est un document indispensable à la bonne réalisation d’un chantier.

Le règlement de chantier est établi par le maître d’œuvre. Il définit l’organisation, le fonctionnement du chantier, ainsi que les différents participants. Il présente ainsi toutes les modalités importantes du chantier que l’ensemble des entreprises devront accepter : objet des travaux, participants, direction du pilotage de chantier, documents de référence, réunions de chantier, mesures de sécurité et de protection de la santé, mesures environnementales, documents techniques, modalités de règlement, délais…

Les pièces constitutives d’un marché de travaux

Les marchés de travaux sont des contrats passés par des personnes morales de droit public ou de droit privé et concernent tous types de travaux (la construction neuve de bâtiment, réhabilitation…). Il y a beaucoup de marchés publics de travaux qui sont passés en France, mais le cadre juridique reste sensiblement le même quels que soient les travaux envisagés.

Selon l’article 3 du CCAG Travaux, les pièces constitutives d’un marché de travaux sont :

• l’acte d’engagement : il s’agit du contrat de marché signé ;
• le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) : il fixe les clauses administratives propres au marché. Il arrive qu’il soit fusionné au CCTP pour former le Cahier des Clauses Particulières (CCP). Si le marché comporte plusieurs lots, on retrouve un CCAP Général (CCAG), puis un CCAP par lot ;
• le calendrier d’exécution des travaux ;
• le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ou cahier des charges : il détaille les dispositions techniques propres au marché, c’est-à-dire les caractéristiques des prestations attendues. Si le marché comporte plusieurs lots, on retrouve un CCTP général (CCTG), puis un CCTP par lot ;
• les actes spéciaux de sous-traitance ;

Certaines autres pièces peuvent être rendues contractuelles telles que le Plan Général de Coordination (PGC), les études de sol, certains plans… Les entreprises, le MOA et le MOE doivent signer l’ensemble de ces pièces administratives.

Les procédures administratives

Voici une liste de tâches administratives à réaliser durant la préparation du chantier :

• vérifier que le titulaire du marché ainsi que le maître d’œuvre sont assurés en responsabilité civile et décennale ;
• contrôler l’affichage du permis de construire ou de démolition ;
• vérifier la Déclaration Réglementaire d’Ouverture de Chantier (DROC), les déclarations préalables à l’ouverture du chantier ainsi que la Déclaration d’Intention au Commencement des Travaux (DICT) ;
• demander certaines autorisations administratives :
  • des arrêtés de circulation : lorsque les travaux interviennent sur le domaine public routier, l’entreprise principale doit obtenir un arrêté de police de la circulation au préalable, qui précisera la nature des travaux et les mesures de signalisation, de circulation et de sécurité mises en place ;
  • des autorisations de voirie : une autorisation d’effectuer des travaux et un stationnement sur le domaine public routier est obligatoire avant toute intervention.
• faire faire un état des lieux avant les travaux par un huissier de justice.

L’installation du chantier

C’est l’entreprise principale qui est chargée de l’installation du chantier ainsi que de certains travaux avant le début du chantier. Elle s’occupe :

• de la signalisation sur la voie publique (panneau du chantier, panneaux de sécurité…), et de la sécurité sur les voies de circulation aux alentours du chantier ;
• des raccordements en eau, électricité, réseaux d’égout ;
• des aires de chantier, de stockage, des emplacements pour les grues ;
• de la délimitation du chantier à l’aide de clôtures ;
• de la mise en place des différentes installations : bureau de chantier du MOE, salles de réunion, sanitaires, réfectoire…

C’est le coordonnateur OPC qui reste en contact avec les administrations ou les concessionnaires (fournisseur d’électricité, de gaz, service des eaux, assainissement, services techniques de la ville…) durant toute la durée du chantier, afin :

• de bénéficier des conseils de ces spécialistes durant les travaux ;
• d’écarter les malentendus ;
• de faciliter leur acceptation des travaux lors de la réception et d’éviter les réserves ou le refus de réceptionner l’ouvrage.

Analyse prévisionnelle des travaux

Elle fait partie de la gestion budgétaire du chantier dont nous parlerons pour la phase de conduite de chantier.

L’analyse prévisionnelle consiste à établir un budget prévisionnel, soit une simulation des avancements en termes de dépenses et de recettes. Cette simulation se base sur :

• le détail présentant les quantités à réaliser et le prix ;
• un planning prévisionnel présentant les tâches à réaliser sur une durée ;
• les ressources utilisées pour chaque tâche ;
• le coût unitaire des ressources.

Pour en apprendre plus sur la gestion administrative des chantiers, rendez-vous sur notre article concernant le suivi administratif lors de la conduite et la réception de chantier !

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