La gestion administrative en phase de conduite et de réception de chantier BTP

Le suivi administratif pendant la conduite de chantier

Lorsque les tâches préparatoires du chantier sont achevées, le démarrage des travaux peut commencer.

Cette phase comporte également plusieurs aspects administratifs à ne pas négliger : registre du personnel, sous-traitance, réunion de chantiers, gestion financière…

Le suivi administratif des travaux est caractérisé par l’ensemble des pièces écrites produites pour faciliter l’évolution des travaux.

Registre unique du personnel

La tenue du registre unique du personnel de chantier est obligatoire pour l’entreprise principale. Il permet d’enregistrer et d’identifier l’ensemble des intervenants d’un chantier : salariés, les intérimaires, les sous-traitants ou encore les prestataires.

Lisez notre article sur le Registre unique du personnel pour en apprendre davantage !

Gestion des sous-traitants

La sous-traitance est fréquente sur les chantiers. Cette pratique est très encadrée : contrat de sous-traitance, déclaration de sous-traitance DC4, situations de travaux…

Nous évoquons la gestion administrative de la sous-traitance dans un autre article !

Contrôle d’accès au chantier

Le contrôle d’accès au chantier permet de limiter l’entrée au chantier uniquement aux personnes autorisées. Consultez notre article dédié pour en savoir plus sur le contrôle de chantier.

La transmission des informations

La diffusion d’informations sur l’avancée des travaux à l’ensemble des acteurs est très importante pour le bon déroulement d’un chantier. En effet, chaque participant doit pouvoir communiquer facilement avec les autres intervenants, à l’aide par exemple d’une liste d’adresses de tous les opérationnels de chantier et de leurs coordonnées.

La réunion de chantier et le procès-verbal

Le suivi des travaux est tenu par le maître d’œuvre et se décrit par des rendez-vous réguliers pour permettre le bon déroulement des travaux : ce sont les réunions de chantier.

Qui est convié à ces réunions ?

Ces réunions ont lieu sur le site du chantier et réunissent un représentant habilité de chaque entreprise, le maître d’œuvre ainsi que parfois le maître d’ouvrage.

Comment se déroulent les réunions de chantier ?

Une première réunion a lieu avant le début des travaux. Elle est très importante, car c’est elle qui pose les bases pour le suivi des travaux par la suite. Elle réunit exceptionnellement tous les acteurs importants du chantier (maître d’œuvre, d’ouvrage, entreprises, bureaux d’études, autres intervenants…). C’est lors de cette réunion que le projet est présenté dans les détails, ainsi que la réglementation, certaines problématiques de chantier et la planification des prochaines réunions. À l’issue de cette première réunion, un premier compte rendu de réunion (ou procès-verbal) est rédigé par le maître d’œuvre puis diffusé à l’ensemble des acteurs principaux du chantier.

Par la suite, d’autres réunions de chantier sont ainsi programmées assez fréquemment (souvent chaque semaine) pour bien suivre le déroulement des travaux. Une réunion débute en général par une visite de chantier en constatant les problèmes sur le terrain puis enchaîne avec un rassemblement dans une salle pour débattre des observations.

Le procès-verbal de réunion

Il s’agit du compte rendu écrit et rédigé par le MOE en fin de réunion de chantier. Il doit être diffusé à l’ensemble des participants, qu’ils soient présents ou absents lors de la réunion.

Il mentionne :

• nom et adresse du chantier ;
• la date de la réunion ;
• les intervenants présents et absents ;
• la date de la prochaine réunion et les personnes convoquées ;
• les divers rappels concernant la sécurité, la réglementation de chantier,… ;
• l’avancée des travaux et les retards éventuels ;
• les améliorations à fournir à l’issue de la réunion.

Les rapports mensuels de suivi des travaux

Le maître d’œuvre élabore un rapport mensuel de suivi des travaux permettant de rendre compte, tous les mois, de l’état d’avancement du chantier.

Il récapitule :

• les différentes remarques du MOE concernant le chantier ;
• les PV des réunions de chantiers ;
• l’avancement des travaux exécutés ;
• le personnel affecté à l’exécution des travaux ;
• les contrôles qualité des travaux.

La gestion financière des travaux

Le suivi financier

La gestion financière d’un chantier passe tout d’abord par la réalisation du suivi financier. Il s’agit d’établir un budget prévisionnel et un budget réel et de les comparer.

Un budget financier de chantier prévoit les dépenses, les recettes des travaux et établit des résultats. Ainsi, lorsqu’on effectue la gestion budgétaire, on compare les recettes, dépenses et résultats réels avec les mêmes éléments prévisionnels.

Pour bien gérer son suivi financier, l’entreprise doit mettre en place :

• un planning de tâches ;
• un planning de ressources ;
• un planning d’évolution des dépenses ;
• un planning d’évolution des recettes ;
• un planning d’évolution du résultat chantier.

Le paiement des travaux

Le paiement des travaux s’effectue le plus souvent sous forme d’acomptes progressifs sur toute la durée des travaux (sauf pour les travaux de courte durée où le paiement se fait en une seule fois), qui suivent les clauses du contrat d’entreprise.

Généralement, le contrat d’entreprise prévoit pour l’entreprise générale comme pour les sous-traitants :

• des situations de travaux mensuelles durant l’avancement des travaux qui donnent lieu à un paiement mensuel ;
• un décompte final et définitif après la réception des travaux par le MOA.

Pendant le déroulement des travaux, l’entrepreneur établit, chaque fin de mois, un projet de décompte (marché public) ou un état de situation (marché privé), c’est-à dire la situation de travaux (le montant cumulé des travaux). Il le transmet alors au maître d’œuvre, vérifiant que les travaux sont bien exécutés et calculant la somme due par le maître d’ouvrage. Le MOE réalise ainsi l’état d’acompte (marché public) ou le décompte provisoire (marché privé). Enfin, le maître d’ouvrage paye l’acompte mensuel.

Dans le cas d’un marché public, le règlement d’acomptes est encadré par l’article 13 du CCAG, tandis que pour le marché privé, il est encadré par la norme Afnor P03-001.

La gestion administrative du chantier lors de la réception du chantier

La réception du chantier est définie par l’article 1792-6 du code civil comme “l’acte par lequel le maître de l’ouvrage déclare accepter l’ouvrage, avec ou sans réserve, et constate que les constructeurs ont accompli leurs engagements contractuels”.

Le maître d’ouvrage doit ainsi vérifier que les travaux sont correctement effectués selon ce qui est prévu par le cahier des charges et signaler les imperfections de conception afin d’en obtenir la réfection.

L’entrepreneur est en effet soumis à certaines garanties : la garantie de parfait achèvement, de bon fonctionnement et décennale (article 1792 du code civil).

Les Opérations Préalables à la Réception

Les opérations préalables à la réception de l’ouvrage (OPR) sont effectuées par le maître d’œuvre, en présence de l’entreprise principale et du maître d’ouvrage et font l’objet d’un procès-verbal.

Elles consistent à :

• reconnaître les ouvrages exécutés ;
• vérifier la conformité des ouvrages ;
• constater les imperfections et malfaçons, l’inexécution des prestations, la désinstallation des équipements de chantier, la remise en état des lieux ou encore l’achèvement des travaux.

Suite aux OPR, le MOE et le MOA se concertent et décident d’une date définitive pour l’achèvement des travaux.

Les DOE et le DIUO

Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) ainsi que le Dossier d’Intervention Ultérieure sur l’Ouvrage (DIUO) doivent être remis au maître d’œuvre et au coordonnateur de sécurité et de protection de la santé par l’entreprise principale, lors de la réception des travaux.

Selon l’article 40 du CCAG :

• le DOE comporte les plans d’exécution conformes aux ouvrages exécutés, les notices de fonctionnement et les prescriptions de maintenance.
• le DIUO rassemble les données de nature à faciliter la prévention des risques professionnels lors des interventions ultérieures et, notamment, lors de l’entretien de l’ouvrage.

Le Décompte Général Définitif et les réclamations

Lors de la fin des travaux, un projet de décompte final est établi après la mise en accord du maître d’ouvrage et de l’entreprise principale. Ce décompte final est vérifié par le MOE qui rédige alors le Décompte Général (DG). Une fois validé et signé par le titulaire du marché, ce document est nommé Décompte Général Définitif (DGD).

Selon l’article 13.4.1 du CCAG, le décompte général définitif comprend :

• le décompte final ;
• l’état du solde, établi à partir du décompte final et du dernier décompte mensuel, dans les mêmes conditions que celles qui sont définies à l’article 13.2.1 pour les acomptes mensuels ;
• la récapitulation des acomptes mensuels et du solde.

Si vous voulez en savoir plus, nous avons également écrit un article spécifique à la gestion administrative lors de la préparation de chantier !

Une solution digitale pour simplifier la gestion administrative de chantier

La gestion administrative d’un chantier est ainsi complexe et très dense.

Heureusement, il existe des solutions digitales telles que Staff Dispatch qui permettent de simplifier l’ensemble des tâches administratives :

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